「会議が終わったあと、議事録をまとめるだけで30分、1時間かかってしまう」——小牧市はもちろん、愛知・岐阜エリアの中小企業の経営者・担当者の方から、こんなお悩みをよくうかがいます。会議そのものよりも、その後の”まとめ作業”に時間を取られてしまうのは、もったいないことです。実はこの作業、いまはAIを使うことでかなりの部分を自動化できます。今回は、専門知識がなくても始められるAI議事録・会議メモ作成の基本と、導入する際に気をつけたいポイントをご紹介します。
議事録・会議メモ作成が中小企業の”隠れコスト”になっている
中小企業では、営業や現場の仕事と兼務しながら会議の記録係を担当している方が少なくありません。会議中はメモを取ることに気を取られて話に集中できなかったり、会議後にメモを見返しながら文章に起こす作業に想像以上の時間がかかったりと、目に見えにくいコストが積み重なっています。さらに、担当者によって議事録の書き方にばらつきがあり、あとから見返したときに「結局何が決まったのか分かりにくい」というケースもよくあります。こうした作業を減らせれば、その分の時間を本来の業務や商談準備に回すことができます。
AIによる議事録作成の基本ステップ
AI議事録と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、流れはとてもシンプルです。
- ①録音する：スマートフォンやパソコンのマイクで会議を録音します。オンライン会議ツールであれば、録画・録音機能をそのまま使えます。
- ②文字起こしする：録音データをAIの文字起こしサービスに読み込ませると、数分〜十数分程度で発言内容がテキスト化されます。
- ③AIで要約・整理する：文字起こしされたテキストをAIに読み込ませ、「決定事項」「宿題（次回までにやること）」「懸念点」などの項目ごとに整理してもらいます。
この3ステップだけで、これまで手作業で1時間かかっていた議事録づくりが、確認・修正を含めても15〜20分程度に短縮できることが多くあります。もちろんAIが作った文章をそのまま使うのではなく、最後に人の目で確認して言い回しや誤変換を直す一手間は必要ですが、ゼロから文章を組み立てる作業に比べれば負担は大きく減ります。
議事録AIが活きる3つの場面
1. 社内会議・定例ミーティング
週次の定例会議や部署内のミーティングは、決定事項と担当者・期限さえ押さえられれば十分なことがほとんどです。AIに要約させることで、記録係を固定せずに全員が会議に集中できるようになります。
2. 商談・お客様との打ち合わせ
お客様との打ち合わせ内容は、あとから「言った・言わない」のトラブルを防ぐためにも記録が重要です。AIで要点を整理しておけば、社内共有もスムーズになり、次回の提案準備にも役立ちます。
3. 電話・LINEでのお問い合わせ対応の記録
電話対応の内容をメモ代わりに音声入力し、AIで簡潔にまとめておけば、対応履歴として蓄積できます。担当者が変わっても経緯が分かるため、引き継ぎもスムーズになります。
導入するときに気をつけたいポイント
便利なAI議事録ですが、導入時にはいくつか注意しておきたい点があります。
- 情報の取り扱い：お客様の個人情報や社外秘の内容を含む会議は、利用するAIサービスの利用規約やデータの取り扱い方針を事前に確認しましょう。入力した内容がAIの学習データとして使われない設定になっているかは特に重要です。
- 会議参加者への周知：録音・AI活用をすることは、会議の冒頭で参加者に伝えておくと安心です。お客様との打ち合わせであれば、一言断りを入れるのがマナーです。
- ツール選び：無料で試せるものから始めて、自社の会議のスタイル（人数、オンライン/対面、話す速度など）に合うかを確認してから本格導入するのがおすすめです。
こうしたポイントを押さえておけば、AI議事録は決して難しいものではなく、日々の業務をぐっと楽にしてくれる心強い味方になります。
まとめ：まずは1回の会議から試してみませんか
議事録・会議メモ作成は、日々の業務の中で意外と大きな時間を占めています。AIを取り入れることで、記録係の負担を減らし、会議そのものに集中できる環境をつくることができます。まずは社内の定例会議など、気軽な場から試してみるのがおすすめです。
OneOne Crewでは、小牧市を中心に愛知・岐阜エリアの中小企業様に向けて、ホームページ制作・動画制作・LINE構築に加えて、AIを日々の業務にどう取り入れるかのご相談も承っています。「何から始めればいいか分からない」という段階でも大丈夫です。無料相談も行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。
あなたの会社に、最高の乗組員を。
イラスト: Storyset