「見積書を作るのに毎回30分以上かかる」「提案書の文章を考えるのが苦手で後回しにしてしまう」——小牧・愛知/岐阜エリアで日々忙しく働く中小企業の経営者や担当者から、そんな声をよく聞きます。見積書や提案書は会社の顔とも言える大事な書類ですが、ゼロから作ろうとすると想像以上に時間がかかるものです。今回は、AIを使って見積書・提案書の作成時間をぐっと短縮する方法を、専門知識がなくても今日から試せる形でご紹介します。
なぜ見積書・提案書づくりに時間がかかるのか
見積書や提案書の作成が長引く理由の多くは「文章を一から考えること」にあります。項目や金額はほぼ決まっているのに、添える説明文や提案の言い回しをその都度悩んで書いているケースが少なくありません。また、過去の書類を探して流用しようとしても、案件ごとに微妙に内容が違うため結局書き直しになり、二度手間になってしまうこともよくあります。この「文章を考える部分」こそ、AIが最も得意とする作業です。
AIに任せられる部分・任せてはいけない部分
AIが得意なのは、条件を伝えるとたたき台の文章を作ってくれることです。たとえば「〇〇業向けの見積書に添える一文を、丁寧な印象でお願いします」「この工事内容を提案書用に3行でまとめてください」といった指示をChatGPTなどのAIに出すだけで、数秒で下書きが出てきます。一方で、金額や納期などの数字部分は必ず人の目で確認・入力することが大切です。AIはあくまで文章づくりのアシスタントとして使い、最終的な内容の責任は自社で持つという役割分担を意識しましょう。
今日からできる3つの活用ステップ
- 過去に作った見積書・提案書の中で「よく使う言い回し」をいくつかAIに読み込ませ、似た文面のたたき台を作ってもらう
- お客様の業種や要望をメモ程度でAIに伝え、提案書の導入文や締めの挨拶文を生成してもらう
- できあがった文章はそのまま使わず、自社の言葉づかいに合わせて少し手直しする
この3ステップだけでも、文章を考える時間が大幅に減り、これまで30分かかっていた作業が10分程度に収まることも珍しくありません。空いた時間を、お客様との打ち合わせや現場の仕事にあてられるようになります。
小牧・愛知/岐阜の中小企業こそAI活用のメリットが大きい
大企業と違い、中小企業では一人が営業・事務・現場対応まで幅広く担っていることが多く、書類作成にかけられる時間はどうしても限られます。だからこそ、AIで「時間のかかる部分」を減らせるメリットは大きく、地域の会社ほど効果を実感しやすいと言えます。小牧はもちろん、愛知・岐阜エリアで同じような悩みを抱える経営者の方は多いのではないでしょうか。まずは見積書や提案書といった身近な書類から、少しずつAIを取り入れてみることをおすすめします。
まとめ
見積書・提案書の作成は、AIをうまく使うことで大きく時短できる業務のひとつです。難しい設定は不要で、普段のチャット感覚で指示を出すだけで始められます。とはいえ「何から手をつけていいかわからない」「自社の業務に合わせた使い方を知りたい」という方も多いはず。OneOne Crewでは、ホームページ制作・動画制作・LINE構築に加えて、こうしたAI活用のご相談も承っています。まずはお気軽に無料相談からお問い合わせください。あなたの会社に、最高の乗組員を。
イラスト: Storyset