「毎日の見積書づくりや議事録のまとめに、気づけば1時間以上取られている」――小牧市や愛知・岐阜エリアの中小企業の経営者さんとお話ししていると、こんな声をよく耳にします。人手が限られる会社ほど、こうした事務作業が経営者やベテラン社員の時間を奪ってしまいがちです。本来なら、その時間を営業やお客さまとの対話、新しい商品づくりに使いたいはずです。実はChatGPTのような生成AIを使うと、こうした作業の多くを半分以下の時間で終わらせることができます。専門的なプログラミング知識は一切不要で、話しかけるように文章を打ち込むだけです。今回は、今日から試せる具体例を5つご紹介します。
なぜ中小企業こそ「事務作業のAI化」が向いているのか
大企業のように専門部署や潤沢な人員を持たない中小企業だからこそ、一人ひとりが担う業務の幅は広くなりがちです。営業もすれば見積もりも作り、SNSの投稿文まで考える。そんな「何でも屋」状態の方は少なくないでしょう。ChatGPTは、こうした雑多な事務作業の「たたき台」を数秒で作ってくれる、いわば優秀なアシスタントです。ゼロから作る手間がなくなるだけで、体感の負担は大きく変わります。難しい操作は不要で、スマホやパソコンのブラウザから文章を打ち込むだけで使い始められる手軽さも、忙しい中小企業の味方になってくれる理由のひとつです。
明日から使える。ChatGPT活用の具体例5つ
1. 議事録・打ち合わせメモの整理
会議中に取った箇条書きのメモを貼り付けて「議事録の形に整えて」と頼むだけで、時系列や決定事項ごとに読みやすく整理してくれます。手書きメモを写真で撮って文字起こしアプリと組み合わせれば、会議が終わった時点でほぼ議事録が完成している状態も夢ではありません。従来なら30分かかっていた清書作業が、5分程度で終わるようになったという声もよく聞きます。
2. メールや案内文の下書き
「取引先への納期遅延のお詫びメールを、丁寧だけど堅すぎない文体で」のように条件を伝えるだけで、たたき台が完成します。あとは自社らしい表現に微調整すれば、ゼロから文章を考える時間がなくなります。件名だけ考えてもらう、締めの一文だけ手直しするなど、部分的に使うのもおすすめです。
3. 見積書・提案書の文章づくり
金額や項目は自社の数字を入れる必要がありますが、提案書の前置き文や商品説明文、注意事項の言い回しなどはChatGPTに任せられます。過去の提案書をいくつか読み込ませて「この書き方で新しい提案書を作って」と頼むのも効果的です。表現のばらつきがなくなり、担当者によって印象が変わるという課題の解消にもつながります。
4. SNSやブログ投稿のネタ出し
「今週あった出来事」を箇条書きで伝えるだけで、InstagramやLINE配信用の投稿文の候補をいくつも出してくれます。発信が続かない一番の原因は「何を書くか考える時間がない」ことなので、ここをAIに任せるだけで発信の継続率がぐっと上がります。写真だけ撮っておいて、あとから文章をまとめて作るという運用も可能です。
5. 社内マニュアル・業務手順の言語化
ベテラン社員の頭の中にしかない業務の流れを箇条書きで伝えると、読みやすいマニュアルの形に整えてくれます。新人教育や引き継ぎの資料づくりに使えば、属人化の解消にもつながります。手順の抜け漏れがないか確認する際の「たたき台」としても重宝します。
実際にどれくらい時間が変わるのか
ある小牧市内の製造業の会社では、月末にまとめて行っていた取引先への案内文づくりや社内向けの連絡文の作成に、毎月3〜4時間ほどかかっていたそうです。ChatGPTでたたき台を作り、自社の言葉に整える運用に変えたところ、同じ作業が1時間程度に短縮できたといいます。浮いた時間を、お客さまとの打ち合わせや新しいサービスの検討に充てられるようになったのが、何よりの成果だったそうです。
使うときに気をつけたい3つのポイント
- 個人情報や取引先の機密情報はそのまま入力しない
- 出てきた文章は必ず自分の目で確認し、事実関係の誤りがないかチェックする
- 「完璧な正解」を求めず、あくまで“たたき台”として使う
ChatGPTは便利な反面、事実と異なる内容をもっともらしく答えてしまうこともあります。特に金額や日付、固有名詞が関わる部分は、必ず人の目で最終チェックをする習慣をつけましょう。また、無料版と有料版で使える機能や精度に差があるため、業務で本格的に使う場合は一度両方を試してみることをおすすめします。
それでも「使いこなす時間がない」という方へ
ここまで具体例をご紹介しましたが、「試してみたいけれど、日々の業務に追われて自社に合った使い方まで手が回らない」という方も多いはずです。私たちOneOne Crewでは、小牧市を拠点に愛知・岐阜エリアの中小企業さま向けに、ホームページ制作や動画制作、LINE構築とあわせてAI活用のご相談も承っています。「うちの業務のどこから始めればいいか分からない」という段階からでも大丈夫です。まずは無料相談で、御社の日常業務に合わせた小さな一歩からご提案します。
あなたの会社に、最高の乗組員を。
イラスト: Storyset